Tôi bất an nếu không hoàn hảo, liệu có thể buông xuống một chút không?

Mười một giờ đêm. Bản kế hoạch phải nộp sáng mai thật ra đã hoàn thành từ tối. Nhưng bạn vẫn không thể đóng máy tính. Bạn đổi độ dày đường viền bảng rồi đổi lại, sửa câu đầu tiên ba lần, cuối cùng lưu một tệp gần như giống hệt bản ban đầu. Dù đồng nghiệp nói “Thế này là đủ rồi”, trong lòng bạn vẫn liên tục vang lên “Thêm một chút nữa thôi”. Sáng hôm sau nhìn lại, bạn thậm chí không nhớ rõ tối qua mình đã sửa gì.

Tiêu chuẩn cao không phải vấn đề. Vấn đề là không xác định được đâu là điểm kết thúc. Thay vì đào sâu vào nguồn gốc của chủ nghĩa hoàn hảo, bài viết này tập trung vào việc luyện dừng tay trong công việc hằng ngày. Đó là cách giữ nguyên tiêu chuẩn nhưng xác định “đến đây là đủ”.

Tại sao đã làm xong mà vẫn không cảm thấy xong?

Càng gần hoàn thành, ta càng dễ nhìn thấy khuyết điểm một cách kỳ lạ. Ban đầu, ta bận lấp những lỗ hổng lớn nên không còn dư sức để nhìn các lỗi nhỏ. Chỉ sau khi mọi lỗ hổng lớn đã được lấp, những chi tiết như khoảng cách dòng hay một từ đơn lẻ mới lọt vào mắt. Từ đây nảy sinh ảo giác rằng sản phẩm rõ ràng đã tốt hơn nhưng số khuyết điểm dễ thấy dường như vẫn không đổi.

Hơn nữa, phần lớn công việc không có tiếng chuông báo rằng đã hoàn thành. Rửa bát kết thúc khi bồn rửa trống, nhưng bản kế hoạch hay tài liệu thuyết trình luôn có thể được sửa thêm. Vì không có tín hiệu bên ngoài xác định điểm kết thúc, ta lấy khoảnh khắc cảm giác vướng mắc trong lòng lắng xuống làm điểm dừng. Nhưng cảm giác ấy không biến mất chỉ vì sản phẩm tốt hơn. Vì vậy, ta liên tục bỏ lỡ thời điểm nên dừng tay.

Hãy nhớ lại những gì bạn đã sửa trong một hoặc hai giờ cuối. Đó là phần bạn bám lấy lâu nhất, nhưng thay đổi mà người nhận nhận thấy lại ít nhất. Việc giảm cỡ chữ một bậc hay thay đổi nhẹ phần cuối câu chỉ trông lớn lao trong mắt bạn. Đoạn cuối này chính là nơi công sức bỏ ra và khác biệt còn lại lệch nhau nhiều nhất.

Những đặc tính khiến việc dừng tay đặc biệt khó khăn

Đặc tính có tính tổ chức cao. Người thích trình tự và kế hoạch sẽ thấy yên tâm khi từng bước trong quy trình được thực hiện đúng cách. Nếu đã đi qua mọi bước nhưng kết quả không sáng bóng như kỳ vọng, họ sẽ muốn làm thêm một vòng nữa.

Đặc tính có biên độ cảm xúc rộng. Với người cảm nhận mạnh mẽ cả sự vướng mắc nhỏ như “Vẫn còn hơi thiếu”, gửi tệp đi trong khi mang theo cảm giác ấy là việc vô cùng khó chịu. Khi đó, việc chỉnh sửa thường nhằm dập tắt cảm giác khó chịu hơn là phục vụ công việc.

Nếu khoảng cách giữa con người bên ngoài và con người bên trong cộng thêm vào đây, việc dừng tay càng khó khăn hơn nhiều. Với người từ lâu đã nghe câu “Việc do người đó làm thì có thể tin tưởng”, danh tiếng ấy trở thành tiêu chuẩn. Mỗi sản phẩm không còn là công việc mà giống một bài kiểm tra để bảo vệ con người bên ngoài. Vì vậy, đưa ra một thứ đủ tốt có vẻ như đang làm tổn hại hình ảnh của mình. Trong khi con người bên trong đã kiệt sức và muốn nghỉ ngơi, con người bên ngoài vẫn theo bạn về tận nhà và khiến bạn mở lại máy tính.

Trong cấu trúc này, con người bên ngoài nhận lời khen còn con người bên trong trả giá. Thời gian buổi tối, giấc ngủ và sự thư thả cuối tuần dần bị bào mòn. Vì vậy, tập dừng tay không phải là tập làm việc qua loa, mà gần giống việc trả lại buổi tối cho con người bên trong.

Tự kiểm tra

Hãy đếm xem có bao nhiêu câu dưới đây quen thuộc với bạn. Càng có nhiều câu, bạn càng nên điều chỉnh kỹ năng kết thúc trước khi thay đổi tiêu chuẩn.

• Số lần chỉnh sửa tăng lên nhưng người khác không nhận thấy rõ khác biệt giữa bản đầu tiên và bản cuối cùng.
• Dù hoàn thành công việc từ rất lâu trước hạn, bạn vẫn giữ nó đến sát thời hạn.
• Sản phẩm của người khác trông ổn, nhưng trong sản phẩm của mình, bạn chỉ thấy khuyết điểm.
• Bạn dành mức công sức tương tự cho thông báo trên ứng dụng nhắn tin nội bộ và đề xuất quan trọng.
• Ngay cả sau khi tan làm, tệp đã gửi ban ngày vẫn liên tục xuất hiện trong đầu.
• Kể cả vào ngày nghỉ, bạn vẫn thỉnh thoảng mở tệp vì cảm thấy việc hoàn thiện còn dang dở.

Năm bài tập giữ nguyên tiêu chuẩn nhưng dừng tay

1. Chia công việc thành ba ô. Nếu dùng cùng một mức công sức cho mọi việc, bạn sẽ không còn sức dành cho những việc thực sự quan trọng. Hãy ghi A, B, C cạnh danh sách việc cần làm. A là việc cần đầu tư kỹ, B là việc chỉ cần ổn, còn C là việc chỉ cần hoàn thành. Chẳng hạn, đề xuất gửi khách hàng là A, biên bản họp nhóm là B và thông báo trên ứng dụng nhắn tin nội bộ là C. Chỉ cần bật chủ nghĩa hoàn hảo cho nhóm A. Trong tuần đầu tiên, hãy thử chỉ phân hạng và ghi lại số phút thực tế đã dành cho công việc nhóm C. Có thể bạn sẽ thấy lượng thời gian thất thoát ở nhóm C nhiều hơn mình tưởng.
2. Ghi điều kiện hoàn thành trước khi bắt đầu. Nếu vấn đề là không nhìn thấy điểm kết thúc, hãy vạch nó ra từ trước. Với báo cáo, hãy ghi đúng ba điều kiện như “kiểm tra số liệu, kiểm tra lỗi chính tả, một câu kết luận”. Với tài liệu thuyết trình, có thể là “thứ tự trang chiếu, cỡ chữ, phần tóm tắt cuối”. Khi đã đánh dấu đủ cả ba, công việc đó kết thúc. Những ý tưởng chỉnh sửa nảy ra sau khi đánh dấu hãy chuyển sang ‘ghi chú cho phiên bản sau’ rồi đóng tệp.
3. Cho người khác xem bản nháp sớm. Nếu tự mình trau chuốt đến cuối rồi mới đưa ra, toàn bộ thời gian ấy sẽ biến mất nếu hướng đi sai. Khi hoàn thành khoảng một nửa, hãy gửi bản nháp với lời nhắn “Xin hãy xem trước giúp tôi phần định hướng”. Từ góc độ người nhận, nhiều khi họ cũng hoan nghênh việc xác nhận hướng đi sớm hơn là nhận ngay bản hoàn chỉnh.
4. Đặt giờ dừng tay riêng với giờ nộp. Nếu công việc phải nộp lúc sáu giờ chiều, hãy ghi bốn giờ là giờ dừng tay trên lịch rồi làm việc khác trong hai giờ còn lại. Chỉnh sửa ngay trước hạn thường dễ được dùng để xoa dịu cảm giác vướng mắc hơn là cải thiện công việc. Nếu sau giờ làm bạn nghĩ ra điểm cần sửa, thay vì mở tệp, hãy ghi đúng một dòng vào ứng dụng ghi chú trên điện thoại rồi xem lại vào sáng hôm sau. Số điểm vẫn đáng sửa khi nhìn vào buổi sáng ít hơn bạn tưởng.
5. Ghi lại điều đã xảy ra với công việc mà bạn ngừng chỉnh sửa. Hãy ghi một dòng về kết quả sau đó của công việc được gửi đi ở mức đủ tốt. Chẳng hạn: “Biên bản họp, chưa từng ai nhắc đến hình thức”, “Bản nháp đề xuất, chỉ được yêu cầu sửa một điểm về định hướng”. Chỉ cần tích lũy vài tuần, bạn có thể tận mắt thấy tình huống mình lo lắng hiếm khi thực sự xảy ra đến mức nào.

Cảm xúc xuất hiện khi lần đầu dừng tay

Khi bắt đầu bài tập này, vài lần đầu có thể còn khó chịu hơn. Dù đã đáp ứng mọi điều kiện hoàn thành và gửi tệp, tâm trí bạn vẫn lơ lửng một lúc. Ta dễ hiểu cảm giác vướng mắc ấy là tín hiệu cho thấy mình đã làm sai, nhưng thực ra nó gần với tín hiệu cho thấy mình chưa quen hơn.

Vì vậy, đừng chờ đến khi cảm giác khó chịu biến mất. Hãy mang theo nó và chuyển sang việc tiếp theo. Nếu có đặc tính với biên độ cảm xúc rộng, việc chuyển cơ thể sang nơi khác trước sẽ hữu ích, chẳng hạn đứng dậy uống một cốc nước ngay sau khi gửi hoặc đi bộ khoảng mười phút. Khi cùng một trải nghiệm tích lũy vài lần, khoảng thời gian lơ lửng sau khi gửi sẽ ngày càng ngắn lại.

Đừng diễn giải theo cách này

• Dừng tay không có nghĩa là hạ thấp tiêu chuẩn. Bạn vẫn có thể đầu tư cho công việc nhóm A như hiện tại. Điều thay đổi chỉ là thu hồi công sức từng dành cho nhóm B và C.
• Đây cũng không phải lời khuyên sống qua loa. Xác định điểm kết thúc không phải làm qua loa mà là thiết kế.
• Cảm thấy bất an khi mọi thứ không hoàn hảo không có nghĩa là tính cách của bạn có vấn đề. Bạn chỉ có mong muốn làm tốt rất lớn nhưng chưa xác định được nơi để mong muốn ấy dừng lại.
• Nếu mỗi lần cố dừng tay, sự bất an lại lớn đến mức làm đảo lộn cuộc sống hằng ngày, hãy trò chuyện với chuyên gia trước khi thực hiện các bài tập.

Tóm lại

Cảm thấy bất an dù đã hoàn thành thường không phải vì tiêu chuẩn cao, mà vì bạn chưa xác định điểm kết thúc. Hãy chia công việc thành ba ô, ghi điều kiện hoàn thành trước, cho người khác xem bản nháp sớm, đặt giờ dừng tay và ghi lại kết quả sau khi đã dừng. Nếu trước tiên bạn tò mò liệu sự kỹ lưỡng của mình bắt nguồn từ kỳ vọng hay bất an, hãy đọc Chủ nghĩa hoàn hảo, điểm mạnh hay xiềng xích?. Nếu ngay cả việc buông công việc xuống và nghỉ ngơi cũng khiến bạn khó chịu, hãy đọc thêm Tôi cảm thấy tội lỗi khi nghỉ ngơi.

Bài kiểm tra tính cách miễn phí thể hiện riêng con người bạn trước mặt mọi người và khi ở một mình theo năm trục. Khi nhìn khoảng cách giữa hai vị trí, lý do bạn mở lại tệp ngay cả sau giờ tan làm sẽ trở nên rõ ràng hơn một chút.

Bài viết này nhằm hỗ trợ việc thấu hiểu bản thân và không thay thế chẩn đoán hay điều trị tâm lý.